Как понять - забыл? Кто забыл? Пользователь? Так ему и помнить не нужно. Главное настроить синхронизацию зразу после изменения содержимого папки или файла как на диске компьютера, так и на облаке. Вы какой программой пользуетесь для синхронизации?

Доброго времени суток.
На мой взгляд, лучшее решение - сетевая база материалов. То есть, компьютеры с установленным базисом и база материалов должны находиться в локальной сети и иметь сетевой доступ к базе по псевдониму базы.
Сделать это можно разными способами. Например, Hamachi или подобные программы. Также базу можно установить на VDS сервер, но это посложнее.
В случае сетевой базы материалов не будет конфликтов при сохранении, как в случае со всякого рода облаками, где база конфликтует и возникают дубли.
Есть в этом и неудобства - скорость работы с базой будет зависеть от скорости сети.

у нас база лежит в доменной сети на сервере, доступ с 7 компьютеров быстрый

Возник вопрос в размещении базы вне сети.
-возможно-ли привязать базу к облаку (какому?) минуя частную сеть?
-если нет, посоветуйте настройки VPN.

на удаленке подключались через впн Kerio Control VPN Client к серверу на производстве, Базис ключи видит, все работает. Какие настройки нужны? Подключаешься к сети, в кодеметре прописываешь ip адрес и всё